Genellikle ticari firmaların satın alma işlemleriyle beraber üretim, ürün satışı, mal ya da hizmetlerin kiralamayla alınması gibi işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla düzenlenen aynı zamanda şartnamenin taraflarını uyması gereken koşulları belirten resmi belge ihale şartnamesi olarak adlandırılır.
Gerek ülkemizde gerek yurtdışında faaliyet gösteren ticari firmaların kiralama, üretim, ithalat ve ihracat gibi farklı alanlardaki sözleşmelerinin, ihale şartnamelerinin, teknik şartnamelerin ve idari şartnamelerin Türkçe’ye ya da diğer dillere tercümesi aşamasında yurtdışı ihale çevirisi hizmetlerine başvurulması gerekir.
Yurtdışı İhale Çevirisi Uzmanlık Gerektirir
Özel şirketler, kamu kurumları ve belediyeler tarafından gerçekleştirilen mal ya da hizmet alımını, birden fazla istekli arasından en uygun şartları kabul edene verilmesi amacıyla hazırlanan idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ile diğer evraklardan meydana gelen ihale dosyalarının farklı bir dile çevrilmesi amacıyla gerçekleştirilen işlem ihale dosyası çevirisi olarak adlandırılır.
Ülkemizde geçerli ihale yönetmelikleri kapsamında Türkiye’de ihale evrakları ve ön yeterlilik belgeleri Türkçe olarak hazırlanmak zorundadır. Yabancı ortaklığı olan firmaların katılımcı olarak bulunduğu ya da yabancı taleplere de açık olarak düzenlenen ihalelerde Türkçe belgelerin yanı sıra evrakların bir kısmının veya tamamının birden fazla yabancı dilde hazırlanması gerekliliği söz konusu olabilmektedir. Ancak Türkçe metin mutlaka bulunmalıdır.
Yalnızca yabancı dilde hazırlanan ihale dosyasının geçerli olması söz konusu değildir. Çünkü dosyanın anlaşılması, yorumlanması ve ortaya çıkacak olası bir anlaşmazlığın çözümlenmesi noktasında Türkçe metin esas alınmaktadır.
Yurtdışında yapılmak istenilen mal ve hizmet sunumuna yönelik olarak yabancı dillerde hazırlanmış olan ihale dosyalarının farklı dillere çevrilmesi noktasında profesyonel, hızlı, kaliteli ve güvenilir çeviri hizmetlerinden faydalanılmalıdır.
Yabancı Dilde İhale Dosyası Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Türkiye’de açılan herhangi bir ihaleye çok uluslu ortaklık olarak katılma, yurtdışında açılan herhangi bir ihaleye tek başınıza ya da yerel bir oluşumla ortaklık yaparak katılma veya yabancı isteklilere açık olarak bir ihale yapma gibi amaçlarınız varsa evrak tercümesi konusundaki gereksinimlerinizi üst düzey kaliteyle karşılayacak çeviri bürolarıyla çalışmanız zorunluluktur.
İhale dosyaları özellikle de uluslararası dosyalar karmaşık bir yapıya sahiptir. Çok sayıda ve farklı gereksinimler içermelerinin yanı sıra karşı tarafın belgelerle ikna edilmesi noktasında kritik bir öneme sahiptirler. Aynı zamanda dilsel ve kültürel engellerin aşılmasını gerektiren içerikleri vardır. Bu yüzden ilgili belgelerin her birinin doğru bir şekilde tercüme dilmesi uluslararası ihale uzmanlığına ihtiyaç duyulmasına neden olmaktadır.
Yurtdışı ihale çevirisi konusunda tüm talepleri ve ihtiyaçları karşılayabilecek yetkinlikte çeviri bürolarıyla çalışılmalıdır. Yurtdışı ihale çevirisi hizmeti verecek olan tercüman alanında uzman, ihale mevzuatına, ihalenin konusuyla ilgili teknik alan bilgisine ve terminolojisine hakim olmalıdır.
Çevirisi yapılacak ihale dosyasında herhangi bir pürüzle karşılaşılmaması için mal ve hizmet alımı yapacak idarenin belirlemiş olduğu yasal süre içinde ve tamamen eksiksiz bir şekilde çeviri süreci tamamlanmalıdır.
Yurtdışı ihale çevirisinde gizlilik de çok önemlidir. Dosya içeriğinin gizliliği ve güvenliği çeviri bürosu ve çevirmen tarafından kusursuz bir şekilde sağlanmalıdır. Türkiye’de yapılan ihalelerde talep edilen yeterlilik belgeleri kapsamında, yabancı ülke kaynaklı münferit ya da ortak katılımcıların tabi olduğu mevzuat uyarınca dengi olan belgeler doğru ve eksiksiz bir şekilde tercüme edilmelidir.
Yabancı ülkelerde yapılan ihalelerde ise talep edilen yeterlilik belgeleri kapsamında, Türk katılımcının tabi olduğu mevzuat uyarınca dengi olan belgeler doğru ve eksiksiz bir şekilde çevirilmelidir.
Tercüme sürecinin tamamlanmasının ardından onay sürecine tabi olan belgeler notere tasdik ettirilmeli, Apostil işlemleri, Dışişleri Bakanlığı ve konsolosluk onay süreci takip edilmelidir. Bunlara ek olarak online hizmet dahil olmak üzere evrakların teslim alınması ve teslim edilmesi süreçleri en hızlı yöntemlerle tamamlanmalıdır. Olası problemlere anında müdahale edilerek gerekli müdahaleler gerçekleştirilmelidir.
İhale Dosyası Çevirisi Kapsamında Tercüme Edilen Belgeler Nelerdir?
İhale dosyaları hazırlanırken ulusal ya da uluslararası mevzuat gereği hazırlanması gereken belgelerle mal ve hizmet alımı talep eden tarafın isteyebileceği diğer belgeler zamanında ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır. Bu kapsamda çevrilen belgeler arasında; ihale onay belgesi, ihale hesap cetvelleri, ihaleye ilişkin şartname, sözleşme tasarısı, ihale komisyonu kurulmasına ilişkin ihale yetkilisi onayı, Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen ihale kayıt formu, ilan örneği, ilanın yapıldığına ilişkin belgeler, düzeltme ilanı ile bunların isteklilere gönderildiğine ilişkin belgeler, düzenlendiyse zeyilname ve/veya açıklamayla isteklilere gönderildiğine ilişkin belgeler, ilan zorunluluğu olmayan ihalelerde isteklinin davet edildiğine ilişin davet yazıları, çevresel etki değerlendirmesi raporu, arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına ilişkin belgeler, Başbakanlık ya da Bakanlık iznine tabi olan alımlarda izin yazısı, ihale dokümanı satın alanlara ilişkin tutanak, zarf açma ve belge kontrol tutanağı, ön yeterlilik belge kontrol tutanağı, uygun olmayan belge tutanağı, istekliler tarafından teklif edilen fiyatlar tutanağı, değerlendirme sonuç tutanağı ve daha pek çok farklı belgenin çevirisi yapılabilmektedir.