Özel sektörden devlet kurumlarına kadar oldukça geniş bir kullanım alanına sahip olan ve günlük işlerin belirli bir düzen çerçevesinde tamamlanmasını sağlama amacına yönelik olarak kullanılan yazılı unsurlar resmi evrak olarak kabul edilir. Resmi evraklar, kamu kurumları ile kuruluşlarının kendi aralarında olabileceği gibi tüzel ya da gerçek kişiler ile iletişim sağlama amacıyla oluşturdukları, sakladıkları ya da gönderdikleri belgelerdir. Farklı kurumlarda ve kuruluşlarda kullanımı söz konusu olan resmi evrakların kaynak dilden hedef dile çevirisi resmi çeviri ya da resmi belge çevirisi olarak adlandırılır. Ticari sicil gazetesi, vergi levhası, kimlik belgesi, diploma, evlilik cüzdanı, muvafakatname, vekaletname, sözleşme, pasaport, mahkeme kararı, ikametgah senedi, sabıka kaydı, öğrenci belgesi, banka hesap cüzdanı, yetki belgesi gibi belgeler resmi çeviri konusunu oluşturur. Bu tür belgeler, noter onaylı olup olmamasına göre değerlendirilmekte olup evrakın ibraz edileceği kurum noter onaylı çeviri istiyorsa çeviri belgede yeminli tercüman imzası ve kaşesi ile birlikte noter onayının da bulunması gerekir.
Resmi Evrak Çevirisi Yapılırken Bu Noktalara Dikkat
Resmi çeviriye konu olan evrakların resmi bir boyutu bulunur. Bu nedenle resmi çeviri, en hassas ve dikkat gerektiren çeviri türlerinden biri olarak kabul edilir. Üstelik resmi çeviride yapılan en küçük bir hata ciddi zararlarla karşılaşılmasına yol açabilir. Aynı zamanda her ülkenin resmi kurumlarının ve bu kurumlardaki işleyin farklı olması; çeviri hataları sonucunda evrakların ibraz edildiği kurumlar ya da kuruluşlar tarafından geri çevrilmesine ve süreçlerin kesintiye uğramasına neden olabilir. Bu tür aksaklıklarla karşılaşılmaması ve bunun sonucunda herhangi bir zarara uğranmaması için resmi çeviriler kesinlikle alanında uzman profesyonel çevirmenlerce yapılmalıdır.
Resmi evrak çevirisi yapılması aşamasında, çevirmenin yalnızca kaynak dile ve hedef dile ve her iki dilin gramer yapısına üst düzey hakimiyeti yeterli değildir. Resmi evrak çevirisinin başarısından bahsedilebilmesi için çevirmenin, kaynak dilin ait olduğu ülkenin kültürüne, sosyal yaşantısına ve benzeri özelliklerine de hakim olması gerekmektedir. Resmi çeviri konusu evraklar genellikle resmi kurumlara ve kuruluşlara ibraz edildiklerinden süreli belgelerdir. Bu nedenle resmi çeviriler mümkün olan en kısa süre içerisinde doğru ve hızlı bir şekilde yapılmalıdır. Çünkü farklı resmi kurumlar ve kuruluşlar tarafından ibrazı istenen resmi belgelerin geçerlilik süreleri kurum bazında değişebilir. Kurum prosedürlerinde belirlenmiş sürelerin aşılması ise önemli bir sorun haline gelebilir.
Noter Onaylı Çeviri Nedir?
Resmi makamlara ibraz edilmek üzere yapılan çevirilerde, eğer ilgili kurum resmi belgenin noter onaylı olmasını isterse çeviri hizmetinin yeminli tercüman tarafından verilmesine ve yapılan çevirinin noter onaylına ihtiyaç duyulur. Noter tarafından onaylı olarak talep edilen belgelerin çevirileri yeminli tercümanlara tarafından yapılmalıdır. Çevirinin yapılmasının ardından tercüman yapmış olduğu çevirinin sorumluluğunu üstlenmek ve yaptığı çevirinin hatasız olduğunu ispatlamak adına çevirdiği evrakın üzerine ad soyad bilgisini yazıp ıslak imzasını atar. notere bu belge ibraz edilir. Noter de evrakın çevirisinin doğru yapıldığına dair mührünü ekler.
Resmi belgelerin ibraz edildikleri ülkeler, kurumlar ve kuruluşlar farklı olabilir. Ülkelerin, kurumların ve kuruluşların kabul standartları birbirinden farklı olabildiği için standart bir resmi belge çevirisi ibrazının her zaman kabul edilmesi söz konusu olmayabilir. Yeminli tercümanların yaptığı resmi çeviriler bazı ülkelerde kabul edilmekle birlikte bazı ülkelerde kabul edilmemektedir. Bu tür durumlarda belgenin geçerliliği adına Apostil hizmetinden yararlanılması ihtiyacı oluşabilir. Resmi çevirilerin eksiksiz bir şekilde yapılabilmesi, ibraz edilen kurumların ve kuruluşların standartlarını karşılaması, herhangi bir şekilde resmi çevirinin kabul edilmemesi ve süreçlerin aksamaması gibi olumsuzluklarla karşılaşılmaması adına resmi belge çevirilerinin ibraz edileceği kurumların ve kuruluşların kabul standartların öğrenilmelidir.
Apostil Nedir?
Apostil bir tür onay işlemi olup herhangi bir ülkede resmi geçerliliğe sahip olan bir belgenin başka ülkelerde de geçerliliğinin sağlanması adına ihtiyaç duyulan bir hizmet olarak tanımlanabilir. 5 Ekim 1961 tarihinde Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı düzenlenmiştir. Apostil, burada yazılan “Lahey Yabancı Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi”ne taraf olan ülkelerde geçerli olan resmi bir tasdik şerhidir.
Bununla birlikte apostil onayının belgede yer alan bilgilerin doğruluğunu onaylaması söz konusu değildir. Yalnızca belge üzerinde bulunan damganın, mührün ve imzanın gerçekliğini onaylama özelliğine sahiptir. Sağlık raporu, mezuniyet belgesi, diploma, doğum belgesi, evlilik cüzdanı, nüfus cüzdanı, ticari evraklar gibi belgelerin yurt dışında ibraz edildikleri kurumlarda geçerli olabilmesi için apostil onayına ihtiyaç duyulabilir. Bunun için ilk olarak, çevirisi yapılacak olan belge kaynak dilden hedef dile çevrilir.
Çeviri belgede, çeviri hizmeti veren yeminli tercümanın imzası ve kaşesi bulunmalıdır. Aksi takdirde noter bu belgeye onay vermez. Çeviri tamamlandıktan sonra yeminli tercümanın anlaşması olan noterlikte çeviri onaylatılır. Böylece çevirinin geçerliliği resmi olarak tanınmış olur. Noter onayı alınmış olan resmi çeviri için noterliğin bağlı bulunduğu kaymakamlıktan imza ve mührün geçerliliğinin onaylanması için Apostil hizmeti alınabilir. Apostil onayı İngilizce - Fransızca - Almanca ve Türkçe dillerini içerir. Söz konusu resmi belge bu dört dilden herhangi birini kabul eden bir ülkedeki kurum ya da kuruluşa ibraz edilecekse apostil onayı tercümesine ihtiyaç yoktur. Yurt dışından alınan ya da apostili yurt dışından alınan belgelerin Türkçe’ye çevirisi de mutlaka yeminli tercümanlar tarafından yapılmalıdır.