Apostil uluslararası niteliğe sahip olan ve hukuki işlemler açısından son derece önemli olan bir konudur. Resmi makamlardan alınan bir belgenin yine o ülkenin resmi makamlarınca, yabancı ülkelerde geçerli olması amacına yönelik olarak onaylanması işlemi apostil olarak tanımlanır. Belgelerde apostil onayı apostil şerhiyle yer alır.

Türkiye’den alınan mahkeme kararı, sabıka kaydı ya da herhangi bir resmi belge için apostil şerhi alınarak ilgili belgenin yurt dışında geçerli olması sağlanabilir. Yine aynı şekilde yurt dışından alınan herhangi bir resmi belgeye apostil şerhi konularak o belgenin de Türkiye’de ya da bir başka ülkede geçerli hale gelmesi sağlanabilir.

Apostil Şerhinin Yasal Dayanağı Nedir?

Apostil şerhine ilişkin temel kurallar 6 Ekim 1961 tarihinde Lahey Konvansiyonu ile belirlenmiş olup uluslararası bir anlaşma statüsündedir. Bu nedenle anlaşmaya taraf olan ülkeler arasında geçerliliğe sahiptir.

Bir belgeye apostil şerhi koyulduğunda sözleşmeye taraf olan tüm ülkelerde geçerlidir. Ancak bu belge otomatik olarak diğer ülkelerde infaz edilmez. Diğer bir deyişle Almanya’da boşanan kişiler boşanma kararlarına apostil şerhi koydurdukları zaman bu Türkiye’de de boşanmış sayılacakları anlamına gelmez. Bunun için Türkiye’de tanıma-tenfiz prosedürünün takip edilmesi gerekir. Tanıma-tenfiz için belgede apostil şerhinin olması gerekmekte olup bu belgenin işlevi o belgenin resmi makamlarca verildiğinin ispatı olarak kabul edilir.

Apostil Nerede Yaptırılır?

Her ülke apostil veren makamını kendi iç düzeninde tayin eder. Türkiye’de idari belgeler ile adli belgeler arasında apostil şerhi alma noktasında farklılıklar vardır. İdari belgeler için apostil şerhi; valiliklerden, valilerden, vali adına vali muavinlerinden, vali adına hukuk işleri müdürlüklerinden ve kaymakamlıklardan alınır. Adli belgeler için apostil şerhinin ise Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşu olan merkezlerde bulunan Adalet Komisyonu Başkanlıkları’ndan alınması gerekir.

Resmi belgelere koyulan apostil onayında; ilgili belgenin düzenlendiği ülke, kimin imzaladığı, imzayı atan kişinin resmi sıfatı, belgede yer alan mührün hangi makam tarafından vurulduğu, apostil şerhinin tarihi, şerh numarası be nerede verildiği, işlemleri gerçekleştiren makamın kaşesi ya da mührü ile şerhi düzenleyen yetkili kişiye ait imza olmalıdır.

Günümüzde birçok resmi evrakın uluslararası geçerliliğinin sağlanması için apostil şerhine ihtiyaç vardır. Böylece noterden onaylatılan ve apostil şerhi alınan evrakın başka ülkelerde resmiyet kazanması sağlanmış olur. 

Apostil en net şekliyle herhangi bir ülkede resmiyet kazanan kamu belgesinin bir başka ülkede de tanınması amacına yönelik olarak düzenlenen tasdik olarak ifade edilir. Apostil illerde valiliklerden ilçelerde de kaymakamlıklardan temin edilebilmektedir. Genellikle diploma, evlilik cüzdanı, doğum belgesi, vekaletname gibi belgelerde apostil şerhine ihtiyaç duyulur. Anlaşma uyarında apostil onayı alınan belgenin belirli bir geçerlilik süresi bulunmamakla birlikte bu süre anlaşmaya taraf olan ülkeler tarafından münferit olarak belirlenebilir.

Apostil Tercüme

Uluslararası etkileşimin her alanda giderek artmasına bağlı olarak herhangi bir ülkeden alınan kamu belgelerinin bir başka ülkede de geçerli olmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyacın giderilmesi için kullanılan Apostil ile onay işlemleri Lahey Sözleşmesi ile yasallaştırılmış bulunmaktadır.

Herhangi bir belgenin tasdik edilebilmesi için öncelikle Apostil tercüme işlemleri yapılmalıdır. İlgili belgenin hangi ülkede geçerliliğe sahip olması isteniyorsa o ülkenin resmi diline tercümesi yapılıp noterden onaylanması yerine getirilmesi gereken ilk aşamadır. 

Apostil işlemlerinin uygulandığı ÖSYM belgesi, kimlik belgesi, ticari evraklar, diploma, evlilik belgesi, vekaletname gibi belgeler Noter’den onaylandıktan sonra Noter’in bulunduğu yere bağlı olarak valiliğe ya da kaymakamlığa tasdik ettirilmelidir. Ülkemizde Apostil almak isteyen kişilerin valiliklere ya da kaymakamlıklara gitmesi gerekmekte olup bu aşamada noterin bağlı bulunduğu yer ön plana çıkmaktadır. Bazı adli belgelerin söz konusu olduğu durumlarda var Ağır Ceza Mahkemeleri Başkanlıkları’na başvurulması gerekir. Ağır Ceza Mahkemeleri’nin bulunmadığı bölgelerdeyse Adliye Encümeni ya da Adalet Komisyonu Başkanlıkları ilgili makamlar olmaktadır.

Apostil işlemleri her ne kadar karışıkmış izlenimi uyandırsa da adım adım ilerlendiğinde oldukça kolay bir süreçtir. İlk yapılması gereken apostil şerhi alınacak olan evrakın ibraz edilecek olduğu ülkenin resmi diline yeminli tercümesi yaptırılmalıdır. Ardından yeminli tercümanın yemin zaptının oldu noterde belge onaylatılır. Onaylatılan belge daha sonra noterin bağlı olduğu kaymakamlık ya da valilikten tasdik ettirilir. Bu aşamadan sonra ilgili belgenin söz konusu ülkeye ibrazı gerçekleştirilebilir.

Eğer apostil onayının yaptırıldığı noter bir ilçede bulunuyorsa evrakın tasdik işlemleri kaymakamlıklara yaptırılmalıdır. Apostil işlemleri için başvurulan yeminli tercüman bürosunun bağlı olduğu noter ilçede değil ilde bulunuyorsa tasdik işlemleri valiliğe yaptırılmalıdır. Önce yeminli tercümana belgenin çevirisi yaptırılmalı sonra noterde onaylatılmalıdır. Belge noterde onaylatıldıktan sonra valiliğe tasdik ettirilip ilgili ülkeye ibraz edilebilir.

Herhangi bir ülkeden alınan doğum belgesine apostil onayı alınarak bu belgenin diğer ülkede tanınması sağlanır. Kaymakamlıktan ya da valilikten onay alındıktan sonra doğum belgesi ilgili ülkenin konsolosluğuna ibraz edilebilir.