En basit tanımıyla apostil herhangi bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilmesi yoluyla bir başka ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan işlemdir. Apostil belge onay sisteminde kayıtlı hale gelen belge bu sayede resmi evrak niteliği kazanır ve başka ülkelerde de kullanıma açık hale gelmiş olur. Lahey Konferansı’nda düzenlenmiş olan apostil kuralları yalnızca bu konferansa üye ve taraf olan ülkeler arasında geçerliliğe sahiptir. Belgenin apostil onayının gerçekleşmesi söz konusu belgenin yalnızca Lahey Konferansı’na üye ve taraf olan devletlerde kullanılabileceği anlamına gelir. 

Apostil Belgesinde Neler Olmalıdır?

Apostil belgesi hazırlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ana başlığın Fransızca olmasıdır. Aksi takdirde belgenin değerlendirilmesi söz konusu değildir. Bunun yanı sıra apostil belgesinde;

• Belgenin hangi ülkede düzenlendiği,

• Belgeyi imzalayan kişinin adı soyadı, unvanı ya da sıfatı,

• Belgeye basılmış olan mührün hangi makama ait olduğu,

• Belgenin nerede onaylandığı,

• Belgenin hangi tarihte onaylandığı,

• Apostili hangi makamın düzenlediği,

• Apostil numarası,

• Apostili düzenlemiş olan makamın mührü ya da kaşesi,

• Apostili hazırlamış olan yetkilinin imzası gibi bilgilerin bulunması zorunludur.

Apostil İşlemleri Nasıl Yapılır?

Apostil işlemleri resmi prosedürlerin yerine getirilmesiyle tamamlanan bir süreç olmakla birlikte tüm adımların sırasıyla izlenmesiyle kolayca yapılabilir.

Apostil işlemlerinin yapılabilmesi için ilk olarak apostil alınmak istenilen belge ibraz edilecek olduğu ülkenin resmi diline yeminli tercüme ile çevrilir. Yeminli tercümanın yemin zaptının bulunduğu noterde onay işlemi yapıldıktan sonra ilgili noterin bağlı bulunduğu kaymakamlıktan ya da valilikten onaylatılır. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından ilgili belgenin ibraz edilmesi mümkündür. 

Eğer apostil onayı alınan noter ilçedeyse evrakın onay işlemi kaymakamlıklar tarafından yapılmalıdır. Noterin ilçede değil de ilde olduğu durumlardaysa onay işlemleri valilik tarafından yapılır. Bu durumda da önce belge yeminli tercüme sürecinden geçer ve noterde onaylatılır. Noter onayından sonra valiliğe tasdik ettirip ilgili ülkenin ilgili kurumuna ibraz edilir.

Herhangi bir ülkeden doğum belgesine apostil onayı alınmasıyla söz konusu belgenin diğer ülkede tanınması mümkün hale getirilebilir. Doğum belgesine kaymakamlıktan ya da valilikten onay alındıktan sonra ilgili ülkenin konsolosluğuna ibraz edilmesi mümkündür.

Apostil Neden Gereklidir?

Resmi işlemlerin yürütülmesi açısından çok önemli bir role sahip olan apostilin aynı zamanda uluslararası bir rolü vardır. Apostil onayının alındığını ilgili belgedeki apostil şerhi gösterir.

Türkiye’den alınmış olan mahkeme kararı, sabıka kaydı ya da herhangi bir resmi belgenin yurt dışında geçerlilik kazanabilmesi için apostil şerhi alınması gerekir. Aynı şekilde yurt dışından alınan herhangi bir resmi belgenin Türkiye’de ya da bir başka ülkede geçerli hale gelmesi için de ilgili resmi belgeye apostil şerhi konulmalıdır.

Apostil şerhi konulması ilgili belgenin Lahey Sözleşmesi’ne taraf olan ülkelerde geçerli olmasını sağlamakla birlikte belgenin diğer ülkelerde otomatik olarak infaz edilmesi söz konusu değildir. Daha açık söylemek gerekirse Almanya’da boşanan ve boşanma kararına apostil şerhi koydurup Türkiye’deki resmi kurumlara ibraz eden kişiler Türkiye’de de boşanmış sayılmazlar. Bunun olabilmesi için Türkiye’de tanıma - tenfiz prosedürünün takip edilmesi zorunluluğu vardır. Diğer yandan tanıma - tenfiz prosedürü için ibraz edilen belgede apostil şerhinin bulunması zorunlu olup bu şekilde ilgili belgenin resmi makamlar tarafından verildiği kabul edilir.

Apostil Nerede Yaptırılır?

Apostil onayını veren makam her ülkenin kendi iç düzenine göre belirlenir. Türkiye’de apostil onayı alma konusunda idari belgeler ve adli belgeler farklılık gösterir. İdari belgeler için valilikler, valiler, vali adına vali muavinleri, vali adına hukuk işleri müdürlükleri ve kaymakamlıklar apostil şerhi verir. Adli belgeler için ise Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşunun olduğu yerlerde Adalet Komisyonu Başkanlıkları’ndan apostil şerhi alınır. 

Günümüzde birçok resmi evrakın uluslararası düzeyde geçerli olabilmesinin yolu apostil şerhine sahip olmasından geçer. Bir belgenin yeminli tercüman tarafından çevrilmesi, noterden onaylatılması ve apostil şerhi alınmasıyla başka ülkelerde de yasal olarak geçerli hale gelmesi sağlanır. 

Apostil herhangi bir ülkeden temin edilen ve resmi geçerliliğe sahip olan kamu belgesinin bir başka ülkede de yasal olarak geçerliliğe sahip olabilmesi amacına yönelik olarak düzenlenen bir onay şerhidir. İllerde valiliklerden ilçelerde kaymakamlıklardan temin edilebilen apostil şerhine sıklıkla ihtiyaç duyulan belgeler arasında evlilik cüzdanı, vekaletname, diploma ve doğum belgesi sayılabilir. Apostil onayı alınan belgeler ile ilgili olarak belirlenmiş bir geçerlilik süresi olmamakla birlikte bu sürenin Lahey Sözleşmesi’n taraf olan ülkeler tarafından münferiden belirlenmesi mümkündür. Apostil onayı alınmış olan belgelerin geçerlilik süresi bazı ülkelerde 6 ay iken bazı ülkelerde sınırsız süreyle geçerli olabilir. Belgenin geçerlilik süresi hakkında ilgili ülkenin konsolosluklarından bilgi alınması mümkündür.

Apostil onayı; idari belgeler, adli belgeler, diploma belgesi, eğitim belgeleri, evlilik cüzdanı, nüfus kayıt belgesi, doğum belgesi, vekaletname, muvafakatname, ÖSYM belgesi, ticari evraklar başta olmak üzere bir çok farklı belge için alınabilir.